Top kỹ năng cần có của Nhân viên Lễ tân

22/10/2020

Lễ tân ngày nay đã trở thành một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường đặc biệt chú trọng đến quá trình tuyển dụng và đào tạo một lễ tân chuyên nghiệp để phục vụ cho doanh nghiệp của mình

Nghiệp vụ lễ tân nằm trong nhiều ngành nghề khác nhau: từ trường học, bệnh viện, khách sạn, văn phòng luật sư cho đến các văn phòng công ty.

Nhân viên lễ tân được xem là bộ mặt, là người tiếp thị văn hóa, là hình ảnh đại diện cho bộ mặt của doanh nghiệp, tổ chức đến khách hàng, đối tác, những người có nhu cầu quan tâm, hợp tác.

Nhân viên lễ tân làm những công việc gì?

Hiểu một cách khái quát, lễ tân hay còn gọi tiếp tân là những người làm công việc chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách như: chào khách ở lối vào, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, tiếp đón khách hàng và đối tác theo yêu cầu công việc...

Ngoài ra, lễ tân còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các Phòng, Ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong Công ty cho Tổng Giám đốc.

Kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân

Đẹp từ cái nhìn đầu tiên

  • Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp là nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn năng động.
  • Không phải vô cớ các công ty đều có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân.
  • Chính vì thế, dù lẫn trong rất nhiều người, vẫn có thể nhận ra đâu là nhân viên lễ tân bởi hình ảnh nổi bật với tác phong gọn gàng, năng động và không kém phần duyên dáng.

Am hiểu tường tận về công việc

  • Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của khách hàng.
  • Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghe nhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các sự việc diễn ra trong công ty.
  • Nhưng một lễ tân chuyên nghiệp sẽ không góp mặt trong những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của nhân viên và của công ty...
  • Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể gây nên những thiệt hại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả bản thân mình.

Nụ cười là ấn tượng đầu tiên của Nhân viên Lễ tân

Thái độ làm việc

  • Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của nhân viên là quan trọng nhất, nhưng với vị trí lễ tân thì thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu.
  • Khách hàng sẽ nghĩ gì nếu lần đầu tiên đến làm việc với công ty lại gặp một người lễ tân hách dịch hoặc nhút nhát, rụt rè?
  • Một lễ tân chuyên nghiệp cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt.
  • Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối hợp tác.
  • Đó là lý do vì sao một nhân viên lễ tân cần phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.
  • Được đào tạo nghiệp vụ hành chánh lễ tân để có tư duy phán xét cao, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, đồng thời có năng lực điều hành tổ chức nhiều nhiệm vụ và tinh thông nghệ thuật giao tiếp là các kỹ năng của một lễ tân chuyên nghiệp - luôn được chào đón và nhanh chóng thăng tiến trong công việc.

Cơ hội nghề nghiệp luôn mở rộng với một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

  • Những chuyên gia nhân sự cho hay, nghề lễ tân không chỉ có tầm quan trọng nhất định trong bộ máy công ty mà còn có tác động không nhỏ trong sự nghiệp, cũng như việc tạo nên tinh thần làm việc chuyên nghiệp của mỗi người:
  • Tính tự giác cao, quản lý thời gian tốt, hòa nhã, chịu đựng áp lực lớn và luôn biết hòa giải mâu thuẫn với khách hàng... Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệp rất cần thêm những hiểu biết về văn hóa ứng xử giao tiếp, biết ngoại ngữ, biết sử dụng công nghệ thông tin... Cơ hội phát triển nghề nghiệp sẽ rất lớn đối với những lễ tân làm việc chuyên nghiệp này.
  • Đồng thời, với thị trường ngày càng khốc liệt, bộ phận quan hệ khách hàng - lễ tân làm việc chuyên nghiệp là một trong những điều then chốt để các doanh nghiệp sinh tồn và phát triển. Nên hiện nay nhiều doanh nghiệp đã ý thức được tầm quan trọng của nhân viên lễ tân và đưa ra các quy tắc chuẩn khi tuyển dụng nhân viên lễ tân. Vì thế, cơ hội nghề nghiệp và phát triển bản thân đối với nghề lễ tân khá tiềm năng và rộng mở nếu các bạn yêu thích và quan tâm học hỏi, trau dồi nghề nghiệp.

Làm sao để trở thành nhân viên lễ tân giỏi?

Tìm kiếm công việc lễ tân tốt

Lựa chọn địa điểm làm việc là một bước đi quan trọng trong việc phát triển bản thân sau này. Đó có thể là một nhà hàng, khách sạn cao cấp hay chỉ là một nơi bình thường, điều đó không quan trọng, quan trọng nơi đâu có thể cho bạn hướng phát triển lâu dài cho tương lai sau này. Bạn nên tìm kiếm công việc lễ tân ở các nhà hàng, khách sạn có chế độ đãi ngộ tốt; thời gian làm việc hợp lý; những bước tiến cho sau này; chế độ lương, bảo hiểm;........ Tất cả tạo cho bạn một nơi làm việc hoàn hảo để có thể cố gắng vươn tới mục tiêu.

Nắm rõ và hiểu được nhiệm vụ công việc lễ tân

Khi làm bất cứ công việc gì bạn cần phải biết ở công việc này nhiệm vụ của bạn là gì? Cần làm tốt những điều gì? Với nghề lễ tân thì nhiệm vụ của một nhân viên lễ tân là tiếp nhận điện thoại của khách hàng, hoàn thành các thủ tục check in, check out cho khách hàng; giới thiệu các dịch vụ của khách sạn, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Hoàn thành tốt các nhiệm vụ của công việc giúp bạn có thể hoàn thành tốt công việc, có cơ hội thăng tiến để trở thành nhân viên giỏi.

Trang bị một số kiến thức nghiệp vụ về nghề lễ tân

Nghề lễ tân là nghề không được đào tạo thông qua một trường lớp đào tạo nào. Vì vậy mỗi một nhà hàng, khách sạn sẽ đào tạo một khóa ngắn hạn cho bộ phận nhân viên lễ tân những kỹ năng cơ bản như: giao tiếp, kỹ năng sử dụng tin học khách hàng; kỹ năng giải đáp thắc mắc; kỹ năng xử lí tình huống…. Bên cạnh đó thì đối với một nhân viên lễ tân cũng cần luôn luôn trau dồi thêm các kiến thức nghiệp vụ của mình thông qua quá trình làm việc.

Giao tiếp ngoại ngữ trôi chảy

Nhân viên lễ tân hàng ngày sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều vị khách khác nhau, họ có thể là người bản xứ, hay những người khách từ nước ngoài. Và hiện nay khách tham quan du lịch từ nước ngoài đến Việt Nam đang chiếm một tỷ lệ lớn. Vì vậy  nhân viên lễ tân luôn phải rèn luyện khả năng giao tiếp ngoại ngữ của mình để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của những khách hàng nước bạn. Hiện nay đối với các nhà hàng , khách sạn lớn, thì yêu cầu cần thiết đối với một nhân viên lễ tân là phải thành thạo tối thiểu 2 thứ tiếng nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc

Thành thạo kỹ năng vi tính văn phòng và phần mềm quản lý khách sạn

Kỹ năng tin học văn phòng được nhân viên lễ tân sử dụng trong quá trình thanh toán các chi phí cho khách hàng, thống kê các lượt khách trong ngày, số cuộc hẹn bị hủy..., đồng thời việc sử dụng những phần mềm quản lý khách sạn giúp nhân viên lễ tân có thể kiểm tra được những số lượng phòng trống, các phòng phát sinh, những cuộc hẹn bị hủy.... giúp cho quá trình trải nghiệm những sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng sẽ không bị gián đoạn, làm mất niềm tin khách hàng.

Chủ động trong mọi tình huống

Tình huống phát sinh là những điều khó tránh khỏi đối với mọi công việc và đối với các doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn cũng vậy. Tình huống đấy có thể nghiêm trọng hoặc đơn giản nhưng điều quan trọng một nhân viên lễ tân phải chủ động xử lý trong mọi tình huống. Bình tĩnh, lấy lợi ích khách hàng đặt lên hàng đầu để có thể giải quyết một cách hợp tình, hợp lý. Để trở thành nhân viên lễ tân giỏi bạn cần linh hoạt, nhanh nhẹn, thông minh trong cách giải quyết.